Wie funktionieren die Schülerabrechnungen?

MSVplus unterstützt Sie bei der Abrechnung der monatlichen Unterrichtsgebühren.

Grundsätzliches

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Jedem Schüler ist eine Zahlperson zugeordnet. Jede Zahlperson hat ein Zahlerkonto. Das Zahlerkonto ist ein Kundenkonto, das sämtliche Buchungen, die einen Kunden betreffen, dauerhaft festhält. Es ist also sowas wie ein Protokoll, in das eingetragen wird, was der Kunde bezahlen sollte und was er dann wirklich an Zahlungen geleistet hat.

Die meisten Schulen werden monatliche Abrechnungen durchführen. Dazu gibt es unter dem Menüpunkt "Abrechnungen" zwei Schritte: Zuerst werden die Unterrichtsbeträge ermittelt und ins Soll gestellt. Danach wird entweder eine Lastschrift erzeugt oder der Zahlungseingang manuell bestätigt - in beiden Fällen erfolgt eine Haben-Buchung im Zahlerkonto.

Sofern Sie keine säumigen Kunden haben, gleichen sich die beiden Schritte aus, so dass bis zur nächsten Abrechnung der Zahlerkonto-Saldo wieder auf 0 steht. Andernfalls sammelt sich ein Minus an, das unter "Offene Posten" sichtbar wird und/oder eingezogen werden kann. Ebenso kann es ein Guthaben im Zahlerkonto geben, von dem so lange "gezehrt" wird, bis es aufgebraucht ist.

SCHRITT 1: Forderungen / (Unterrichts-)Gebühren buchen

Um Forderungen (Sollstellungen) in die Zahlerkonten zu buchen, haben Sie im Wesentlichen zwei Möglichkeiten:

  1. Der Abrechnungslauf
    Im Abrechnungslauf auf der Seite „Abrechnungen“  geht es um Unterrichtsgebühren (und, bei Vorhandensein der entsprechenden Zusatzmodule, zusätzlich um Leihinstrumente-Mieten und Periodische Zahlungen). Diese Unterrichtsgebühren werden dynamisch berechnet und dann fest ins Zahlerkonto fixiert. Bei der Berechnung werden diverse Faktoren mit einbezogen, z.B. Anfangs- und Enddatum, Pausen/Ferien, Rabatte, feste Endbeträge usw. Wenn sich an der Berechnung nach der gebuchten Abrechnung noch etwas ändert, würde das zwar angezeigt, wenn Sie den Abrechnungslauf nochmal machen, aber im Zahlerkonto bleibt der ursprünglich gebuchte Betrag stehen. Nachberechnungen führen dementsprechend nicht zu einer Änderung des Zahlerkonto-Eintrags, sondern zu einer zusätzlichen korrigierenden Buchung.

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  2. Manuelle Buchungen
    Die manuellen Buchungen werden über die Funktion „Einen Posten buchen“ unter dem Zahlerkonto eines Kunden direkt in das Zahlerkonto eingetragen, sind also nicht „schwebend“. Da sie im Zahlerkonto bereits erfasst sind (und da sie nicht aus einem Unterrichtsverhältnis heraus entstehen), tauchen Sie im Abrechnungslauf (siehe oben) nicht auf. Sie sind in dem Moment, in dem Sie den Abrechnungslauf durchführen, nicht wie die angezeigten Unterrichtsgebühren „zu buchen“, sondern schon ins Zahlerkonto manuell „gebucht“ worden.

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Darüber hinaus bieten ggf. einige Zusatzmodule zusätzliche Möglichkeiten, Soll-Stellungen zu erzeugen.

SCHRITT 2: Zahlungen / Zahlungseingänge buchen

  1. SEPA-Lastschriftlauf für Lastschriftzahler

    Für Lastschrift-Zahler können Sie anschließend den Lastschrift-Lauf durchführen. Dieser nimmt als Grundlage die Kontostände der Zahlerkonten. Es wird immer das Zahlerkonto bzw. dessen Saldo herangezogen. Wenn der Saldo negativ ist, gibt es einen einzugsfähigen Betrag. Es ist nicht entscheidend, woher dieser negative Saldo kommt, es können also sowohl Unterrichtsgebühren sein, die im Abrechnungslauf eingetragen wurden, als auch manuelle Buchungen, Anmeldegebühren usw. 

    Im Lastschriftlauf können Sie einzelne Verwendungszwecke und Beträge noch nach Wunsch verändern und zudem einzelne Posten/Kunden vom Einzug ausschließen.


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  2. Manuelles Buchen von Zahlungseingängen
    Die zweite Option ist das manuelle Buchen von Zahlungseingängen. Dies ist für Barzahler und Überweiser in der Regel nötig (mit dem Zusatzmodul „Kontoauszug-Import“ können Sie elektronische Kontoauszüge in MSVplus einlesen und so Zahlungseingänge per Überweisung vereinfacht buchen). Dies können Sie unter „Abrechnungen“ mit der Funktion „Offene Posten“ tun. Für jeden Zahler wird Ihnen dort der offene Betrag angezeigt, daneben gibt es einen Button „Zahlungeingang“. Alternativ können Sie auch die Personenansicht eines Zahlers aufrufen und dort unter dem Zahlerkonto mit der Funktion „einen Posten buchen“ die Zahlung eintragen.

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